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Webex, Teams und Co: So gelingt ihr Online Meeting

Liebe Zuschauer, mein Name ist Katharina Hübner.
Ich begrüße Sie recht herzlich und in dieser kurzen Präsentation möchte ich Ihnen einige Tipps geben, wie Ihr online Meeting mit Teams, Zoom oder mit Cisco WebEx ganz sicher gelingt.

Worum geht es?

  • Zunächst einmal werden die Problemfelder aber auch die Potenziale von online Meetings umrissen
  • Dann stellen wir Ihnen die wichtigsten Momente in einem Meeting vor
  • Dann wird erklärt, was Sie während Ihres online Meetings oder Ihres Online Trainings am besten tun, damit es auch wirklich gelingt.
  • Und wir gehen auf die typischen Probleme während eines Meetings ein.

Fangen wir an mit dem Problemfeld in online Meetings

Es gibt es in der Regel immer technische Schwierigkeiten. Sie haben inhaltliche Schwierigkeiten, weil sie auf Probleme der Teilnehmer nicht sofort reagieren können. Außerdem kommt es zu Brüchen in der Kommunikation aufgrund des technischen Übertragungswegs. Die Teilnehmer können schnell abgelenkt sein, denn in der Regel sitzen sie zu Hause im Homeoffice allein vor ihren Rechnern. Da wartet der Abwasch und der Staubsauger steht bereit. Und alle wären eventuell ganz gern woanders. Es liegt nun an Ihnen, das Meeting möglichst interessant und packend zu gestalten?

Online Meetings haben aber auch große Potenziale

So zum Beispiel können Besprechungen und Meetings ganz einfach von Zuhause aus abgehalten werden. Es ist sehr einfach, Dokumente digital zur Verfügung zu stellen. Zur Vorbereitung, aber auch zur Nachbereitung. Meetings können sehr spontan angesetzt werden. Viele Teilnehmer berichten, dass sie sich wesentlich besser konzentrieren können, weil sie sich nicht abgelenkt fühlen von anderen, die mit ihnen zusammen im Raum sind. Und Meetings sind weniger flüchtig. Das heißt, es liegen Powerpoint-Präsentationen vor, übungen können allein am Arbeitsplatz durchgeführt werden, es besteht keine Eile, und man kann alles noch einmal nachschlagen.

Als erstes möchte ich Ihnen die magische 10 zeigen.

Das ist die Zahl der Teilnehmer, mit der Sie optimale online Meetings, aber auch Schulungen durchführen können. Diese Zahl ist der Tatsache geschuldet, dass Sie unter anderem zu Beginn eines jeden Meetings einen Technik-Check machen müssen, um sicherzustellen, dass jeder Teilnehmer sie hören, aber auch sprechen kann.

Die wichtigsten leicht zu lernenden Regeln.

  • Damit das Seminar gelingt, halten Sie sich immer an die eigenen Vorgaben.
  • Helfen Sie den Teilnehmenden, besonders denen mit technischen Problemen, schnell und am besten im Vorfeld.
  • Stellen Sie Kommunikationsregeln auf.
  • Lernen Sie die verwendete Software auswendig. Sollten Sie in der verwendeten Software noch nicht ganz so fit sein, beschränken Sie Ihr Tun auf das, was Sie kennen und was Sie wissen und wagen Sie keine Experimente während eines Meetings.
  • Und last but not least - aus meinem persönlichen Erfahrungsschatz: Wenn Sie in Ihrem Meeting Dokumente, Links oder Informationen in den Chat schreiben wollen, dann legen Sie sich immer ein Dokument bereit, aus dem Sie schnell die wichtigsten Informationen einfach heraus kopieren können. Das geht wesentlich schneller und ist sehr fehlerresistent.

Die wichtigsten Momenten in einem Meeting

Der Einstieg

  • Hier ist wichtig, dass Sie immer vor den Teilnehmenden online sind. So können Sie den Teilnehmern auch helfen, technische Probleme im Vorfeld zu lösen.
  • Stellen Sie zu Beginn jeder Veranstaltung eine Agenda auf damit jeder Teilnehmer weiß, wo die Reise hingeht.
  • Begrüßen Sie Ihre Zuschauenden und nehmen Sie immer Kontakt mit der Kamera auf - zumindest am Anfang und am Ende. So kann ein persönliches Verhältnis gewährleistet werden, was in Präsenz-Schulungen so wichtig und auch sehr vorteilhaft ist.
  • Wenn möglich und wenn nötig, verschaffen Sie sich einen Überblick über den Kenntnisstand der Teilnehmer. Das ist natürlich nur möglich, wenn eine bestimmte Teilnehmer Anzahl der Teilnehmer (zehn bis vielleicht 15 maximal) nicht überschritten wird. Stellen Sie Materialien gleich am Anfang bereit. Am besten ist es, wenn Sie die Materialien schon vor dem Beginn des Meetings zur Verfügung stellen, so dass alle Teilnehmer beruhigt sind und schon einen Blick darauf werfen können. Stellen Sie Spielregeln zur Kommunikation und Zusammenarbeit auf. Aufgrund der Kanal-Reduktion ist das unbedingt nötig und wichtig. Halten Sie sich selbst unbedingt daran!

Der Ausstieg

  • Wie in einer Präsenzveranstaltung fassen Sie am Ende alle behandelten Inhalte noch einmal zusammen. Neudeutsch nennen wir das „Wrap up“.
  • Wenn möglich, schließen Sie mit einer Fragerunde die Veranstaltung ab. So gehen alle mit einem zufriedenen Gefühl nach Hause.
  • Gehen Sie erneut Hinweise auf die Materialien, die auch im Anschluss an das Meeting oder an die Schulung benutzt werden können.
  • Bedanken Sie sich! Schalten Sie dazu die Kamera noch einmal ein, um die Teilnehmer mit einem positiven persönlichen Gefühl aus der Veranstaltung zu entlassen.

Während des Meetings

Leicht zu merkende Regeln

  • Starten Sie immer pünktlich. Das ist ja auch in einer Präsenz-Veranstaltung wichti, nur wenn Sie dort einmal fünf Minuten später starten, dann unterhalten sich die Teilnehmer oder holen sich noch einen Kaffee. Das ist dann nicht ganz so schlimm. In einem Online-Meeting müssen die Teilnehmer vor ihren Monitoren verharren und in den Bildschirm starren. Das wollen sie nicht und es hinterlässt ein ungutes Gefühl.
  • Enden Sie nach der vereinbarten Zeit.
    Hier unterscheidet sich ein online Meeting ebenfalls in nichts von einem Präsenz Meeting.
  • Machen Sie öfters Pausen als gewöhnlich.
    60 Minuten ist eigentlich das Maximum für ein Meeting oder für einen Block, in meiner Welt sind es eher 45 Minuten. Halten Sie die Pausenzeiten dabei auch ein, sonst sind die Teilnehmer frustriert und sitzen wieder vor ihren Monitoren und starren hinein.
  • Wenn Sie in Ihrem Meeting oder Ihrer Schulung Aufgaben verteilen, dann verteilen Sie diese immer mit strikten Zeitvorgaben. Natürlich können Sie noch etwas Zeit geben, wenn sich die Teilnehmer darüber einig sind, dass sie diese brauchen, aber auch dann halten Sie sich an die neuen Zeitvorgaben.
  • Wenn möglich, halten Sie immer einen Ansprechpartner für technische Probleme bereit, denn für Sie als Trainer ist es sehr schwierig während einer Besprechung oder während einer Schulung Probleme der Teilnehmer zu lösen. Tauchen die Probleme während einer Besprechung auf, sind es meist schwerwiegendere Probleme, denn schließlich haben Sie zu Beginn der Schulung ein Technik-Chef gemacht.

Und jetzt noch ein persönlicher Tipp aus dem Nähkästchen: Wenn Sie Übungen nd Aufgaben verteilen oder Pausenzeiten ansagen, dann schreiben Sie doch einfach immer wieder in den Chat. So können Sie sich selbst immer wieder gut daran erinnern. Und auch die Teilnehmer haben immer auf dem Schirm, wann es weitergeht.

Methoden zur Durchführung von online-Meetings und -Schulungen

  • Halten Sie Ihren Vortrag knapp - maximal zehn Minuten.
  • Natürlich wollen die Teilnehmer an einer Online-Durchsuchung genauso motiviert und involviert werden wie in einer Präsenz-Veranstaltung. Dazu fehlen den Teilnehmern bestimmte entscheidende Kanäle wie die Mimik und Gestik und ein linearer Vortrag wird dadurch schnell langweilig. Lassen Sie die Teilnehmenden immer zu Wort kommen, Planen Sie dafür Zeiten für Fragerunde ein bzw. wenn möglich, sprechen Sie die Teilnehmer gezielt an.
  • Machen Sie kleine Aufgaben oder Umfragen zur Auflockerung. Es gibt in Teams oder Webex Möglichkeiten wie zum Beispiel Umfragetools, die Sie als App einbinden und während Ihrer Veranstaltung benutzen können.
  • Wenn möglich, benutzen Sie Breakout Rooms für Gruppenarbeit. Die meisten Online-Plattformen bieten dies an. An dieser Stelle sei aber der Hinweis gestattet, dass Breakout Rooms in Teams aktuell nur über die Kanäle „simuliert werden können“.
  • Und hier noch ein Tipp: Bereiten Sie am besten die Umfragen vor, wenn Sie mit Teams arbeiten. Beispielsweise können Sie mit der Polli oder auch mit der Microsoft 365 App Forms arbeiten.

Der Vortrag selbst

  • Lassen Sie, während Sie sprechen, immer die Maus los. Das verbessert Ihre Körperhaltung und somit auch Ihre Sprache. Reden Sie wesentlich langsamer als gewöhnlich. Dadurch, dass den Teilnehmern Kanäle fehlen wie die Gestik und Mimik, kann es sein, dass sie ihnen nicht so schnell folgen können. Wenn Sie dann das Gefühl haben, dass sie deutlich zu langsam sprechen und die Teilnehmer sich sicher darüber beschweren, haben sie genau die richtige Geschwindigkeit.
  • Und als Letztes: Wiederholen sie das Gesagte öfter als üblich. Und auch, wenn es ihnen komisch vorkommt: Die Teilnehmer werden es nicht merken und werden das Gesagte einfach stärker verinnerlichen.

Typische Probleme währen eines online-Meetings

  • Zum einen haben wir es mit einer starken bereits erwähnten Kanalreduktion zu tun und das Problem ist: Sie können nicht wirklich erspüren, wie es den Teilnehmern gerade geht. Aber natürlich gibt es eine Lösung. Führen Sie alternative Kommunikationsmethoden ein. Dazu gehört zum Beispiel der Chat sowie das in den meisten Online-Plattformen vorhandene Handzeichen.
  • Ein weiteres Problem: Sie erhalten wesentlich weniger Informationen von Ihren Teilnehmern. Als Lösung kann man hier nur vorschlagen: Animieren Sie die Teilnehmer häufiger zu Fragen.
  • Und hier kommt auch noch ein weiterer Tipp aus meinem persönlichen Repertoire. Wenn Sie nur einen Monitor haben, ist es oft schwierig die Handzeichen und den Chat parallel mitzuverfolgen weil Sie ja vielleicht gerade etwas präsentieren. Melden Sie sich deshalb parallel an Ihrem Smartphone an und verfolgen Sie dort ausschließlich den Chat und die Handzeichen.
  • Es gibt haben wir eine stark eingeschränkte Spontanität. Sie müssen bestimmen, in welcher Form und wann Fragen gestellt werden können. Zwischenrufe sind für geübte Hosts natürlich möglich, sollten aber zu Beginn eingeschränkt werden und das hängt natürlich auch davon ab, wie viele Teilnehmer im Raum sind. Gegebenenfalls wird ein Handzeichen vereinbart, oder aber die Teilnehmer schreiben in den Chat. Wichtig ist aber, dass bei Zwischenrufen die Teilnehmer immer ihren Namen sagen, damit sie sofort wissen, wer gerade spricht. Vereinbaren Sie außerdem ein Signal für Fragen. Das kann wie gesagt ein Handzeichen sein oder einfach eine kurze Bemerkung im Chat. Warten Sie dabei immer die Zeitverzögerungen ab, wenn Sie die Frage stellen. Machen Sie nicht sofort mit Ihrem Vortrag weiter sondern zählen Sie im Kopf besser heimlich bis zehn damit trotz Zeitversatz in der Audioübertragung die Teilnehmer eine Chance haben, sich über ihre Fragen Gedanken zu machen und diese dann auch zu formulieren. können
  • Und wir haben es mit fehlender Interaktion zu tun. Das heißt, man kann nicht einfach zum Arbeitsplatz eines Teilnehmers laufen oder kann zu einem Meeting-Teilnehmer gehen und direkt zu ihm sprechen. Nehmen Sie deshalb am Anfang und am Ende jedes Blocks oder des Tages Blickkontakt per Kamera mit Ihren Teilnehmern auf. Das erhöht die persönliche Komponente enorm.
  • Besonders bei Online Trainings ist es unerlässlich, dass Sie Aufgaben stellen, die die Teilnehmer selbst lösen sollen. Lassen Sie den Teilnehmern dabei ausreichend Zeit, die Aufgaben selbstständig zu lösen. Die Notwendigkeit, Aufgaben selbstständig zu lösen, ohne den Nachbarn zu konsultieren, oder den Trainer, der bereits im Raum ist, ist im Übrigen ein großer Vorteil von online Meetings und Seminaren.
  • Helfen Sie aber den Teilnehmern, die steckengeblieben sindrechtzeitig per Bildschirm-Freigabe. Lassen Sie am Ende auch jeden zu Wort kommen, wenn das möglich ist. Auch hier spielt natürlich die Teilnehmerzahl eine Rolle. Wer Fragen hat, soll unbedingt die Fragen stellen. Gerne können Sie auch jeden Teilnehmer während einer Übungsphase gezielt ansprechen.
  • Und hier kommt noch ein Tipp:ich würrde Ihnen empfehlen, dass Sie für jeden Teilnehmer eine Anleitung vorbereiten, in der steht, wie das Online-Tool zu bedienen ist. So vermeiden Sie technische Fragen während der Veranstaltung und können sich nur auf die inhaltlichen Fragen konzentrieren.

Wir bieten für Ihr Unternehmen exklusive Trainings für Online-Meetings an - inklusive Schulungsunterlage und Infrastruktur. Ob Webex, Zoom, Teams oder Adobe Connect: Die Plattform ist uns dabei egal. 
Schreiben Sie uns eine Mail mit dem Betreff "Webex Training" an ed.gniniartyldneirf@anirahtak

Unsere aktuellen Referenzen:

  • Auswärtiges Amt
  • Bundesministerium der Finanzen
  • verschiedene Schulen und Bildungsträger

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